L'employeur qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel doit respecter la procédure de licenciement prévue par le code du travail (et par la convention collective applicable, si des dispositions spécifiques sont prévues).

La procédure varie en fonction du motif retenu et du statut du salarié. Ainsi, des procédures spécifiques doivent être appliquées en cas de licenciement envisagé pour un motif disciplinaire ou lorsqu'un salarié protégé est concerné. Toutefois, quel que soit le motif et le statut du salarié, l'employeur doit respecter les étapes suivantes : convocation du salarié à un entretien préalable au licenciement, envoi d'une lettre de licenciement.

Lettre de convocation

L'employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable au licenciement par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge.

La lettre de convocation doit indiquer :

• l'objet de l'entretien entre le salarié et l'employeur (c'est-à-dire envisager le licenciement du salarié),

• préciser la date, l'heure et le lieu de cet entretien,

• la possibilité pour le salarié de se faire assister durant l'entretien soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise, soit par un conseiller de son choix extérieur à l'entreprise (s'il n'y a pas de représentants du personnel dans l'entreprise),

• les coordonnées de la mairie ou de l'inspection du travail pour que le salarié puisse se procurer la liste des conseillers.

Le salarié qui souhaite se faire assister par un conseiller lui communique la date, l'heure et le lieu de l'entretien. Il doit également informer l'employeur de sa démarche (par écrit ou par oral).

Entretien préalable

L'entretien ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée de convocation ou de sa remise en main propre.

Au cours de celui-ci, l'employeur doit exposer les motifs du licenciement envisagé, et recueillir les explications du salarié.

En cas de licenciement disciplinaire, l'employeur a 2 mois, après avoir eu connaissance des faits qui sont reprochés au salarié, pour le convoquer à l'entretien.

Lettre de licenciement

Le licenciement doit être notifié au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 2 jours ouvrables après la date de l'entretien. La loi ne fixe pas de délai maximal pour l'envoi de la lettre, sauf en cas licenciement pour motif disciplinaire (un mois maximum après le jour fixé pour l'entretien préalable).

La lettre doit être signée par l'employeur (ou, à défaut, par une personne habilitée à prononcer le licenciement du salarié).

La lettre doit énoncer avec précision le ou les motifs du licenciement, qui doivent être matériellement vérifiables. L'absence de motifs dans la lettre ou leur manque de précision rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse.

La lettre doit informer le salarié qui n'a pas utilisé la totalité de ses heures de droit individuel à la formation (DIF) de ses droits restants. Toutefois, ces droits sont perdus en cas de licenciement pour faute lourde.